Combustible · Playero — Manual

Manual de usuario — Playero (Combustible)

Introduccion

1. Objetivo general

El objetivo de este manual es brindar soporte y documentación a los usuarios del Sistema de Gestión de Combustible, garantizando el uso correcto de la plataforma destinada a registrar, controlar y analizar el combustible cargado en cada terminal, cada unidad y cada surtidor disponible.

2. Objetivos específicos

  • Facilitar la adopción del sistema mediante una guía clara y ordenada.

  • Optimizar el control operativo del consumo de combustible.

  • Proveer herramientas para identificar desvíos, diferencias y movimientos entre tanques.

  • Documentar los procesos de carga, medición y movimientos internos.

  • Asegurar que cada usuario comprenda el alcance de su perfil y los permisos asignados.

Sobre el sistema

1. ¿Qué es el Sistema de Combustible?

El Sistema de Gestión de Combustible permite controlar de forma centralizada el combustible manejado en cada terminal, cada unidad y cada surtidor.
Registra todas las operaciones relacionadas al consumo y al inventario, asegurando una trazabilidad completa.

El módulo permite:

  • Registrar cargas realizadas por los playeros.

  • Identificar el surtidor utilizado en cada operación.

  • Comparar litros consumidos vs. litros estimados.

  • Cargar y controlar mediciones de tanque.

  • Gestionar pedidos, traslados, ajustes y desvíos.

Además del despacho interno, el sistema también administra el ingreso del combustible adquirido, permitiendo llevar un control completo desde la compra hasta el consumo final.

2. Beneficios clave del sistema

  • Control total del combustible consumido por unidad y por día.

  • Seguimiento por surtidor y por terminal.

  • Identificación inmediata de diferencias entre consumo estimado y cargado.

  • Gestión completa del movimiento de combustible (pedidos, ajustes, traslados, desvíos).

  • Alertas preventivas basadas en mediciones y diferencias.

  • Trazabilidad y auditoría completa de cada movimiento.

3. Perfiles y funciones

3.1 Combustible Ingreso Playero

Personal encargado de la carga diaria en una terminal específica. Requiere asignación de terminal única.

Funciones:

  • Cargas: Registrar y consultar cargas de combustible.

  • Gestión: Administrar mediciones y visualizar movimientos (pedidos, traslados, desvíos).

  • Consultas: Ver resumen de su terminal y reporte de diferencias (solo lectura).

3.2 Combustible Ingreso Supervisor

Perfil con acceso total para la gestión integral de todas las terminales y movimientos.

Funciones:

  • Control Total: Supervisar cargas de playeros y resúmenes globales.

  • Gestión de Inventario: Administrar movimientos de stock, ajustes, traslados y cambios entre tanques.

  • Configuración (ABM): Acceso completo a maestros (surtidores, productos, etc.).

  • Seguridad: Gestión de usuarios y asignación de permisos.

  • Reportes Avanzados: Acceso a consultas críticas (comparativos, consumos por interno, facturación, ranking y diferencias).

4. Acceso al sistema

Enlace: https://sistemasanantonio.com.ar/san_antonio/login.aspx

Usuario: El correo personal cargado previamente por la persona correspondiente.

Para solicitar la creación de su usuario personal, deberá enviar su correo electrónico personal a la persona responsable. Una vez que su correo sea cargado en el sistema, recibirá un email en su casilla personal para generar la contraseña y así poder acceder al sistema.

5. Consideraciones importantes

  • La “Fecha Administración” no es la fecha ingresada, sino que tiene en cuenta la hora de corte para definir el día.

  • Definiciones:

    • FECHA_REAL = Fecha ingresada por el usuario.

    • FECHA_ADMIN = Fecha a la que el sistema adjudica la administración según la lógica de corte.

    • FECHA_ALTA = Fecha registrada por el sistema al momento de la carga.

RESUMEN

En esta sección se muestra el stock total de la terminal y, debajo, el detalle de cada uno de sus tanques según el tipo de combustible seleccionado.

La barra de color junto a cada tanque indica el nivel de stock actual. El color varía según el porcentaje de ocupación:

  • ROJO: menos del 40%

  • AMARILLO: entre el 40% y el 60%

  • VERDE: más del 60%

El nivel de ocupación se calcula restando a la capacidad del tanque la última medición MANUAL registrada por el playero.

El promedio diario corresponde al promedio de litros pedidos en los últimos 30 días.
Este valor también se utiliza, por defecto, como consumo estimado para los próximos días, aunque puede ser modificado por el supervisor desde su perfil.

El valor PENDIENTES indica la cantidad de litros solicitados que aún no fueron entregados. Al pasar el cursor sobre esta cifra, se mostrará el detalle del pedido correspondiente.

Debajo de cada fecha del calendario se visualizan dos tipos de valores:

  • En VERDE: los litros correspondientes a pedidos cuya entrega está pendiente para esa fecha estimada.

  • En GRIS: la cantidad máxima de litros que se podrían solicitar para ese día. Estas cifras se calculan considerando la capacidad del tanque, el stock actual, los litros pendientes de recibir y el consumo estimado.

1. Fórmulas de cálculo cantidad máxima de litros a solicitar

  • Días hábiles (lunes a viernes):
    CAPACIDAD – STOCK ACTUAL – PEDIDOS SIN ENTREGAR + CONSUMO PROM. DIARIO

  • Sábados y domingos:
    CAPACIDAD – STOCK ACTUAL – PEDIDOS SIN ENTREGAR + (CONSUMO PROM. DIARIO × 0,5)

Nota: El consumo estimado no se incluye en el cálculo del día actual.

Ejemplo:

Día: 27/11 (día actual)
Capacidad: 60.000 L
Stock: 36.000 L
Pendiente: 5.000 L
Consumo estimado: 1.900 L

COMBUSTIBLE PLAYERO

1. Despachos – Cargas

Desde el menú Despachos se registran las cargas. Según el tipo de energía, el sistema ofrece tres opciones: Carga de Diesel/Combustible, Carga de GNC y Carga de Electricidad. La carga estándar (diésel) se describe a continuación; las de GNC y electricidad, en los puntos 1.6 y 1.7.

1.1 Carga manual de combustible

1) En el menú lateral, ir a “Despachos” y seleccionar “Carga de Combustible”

2) Seleccionar “Agregar Carga”

C:\Users\dapollaro.SANANTONIO\Downloads\San Antonio - Módulo Combustible Ingreso-mh (2).png

3) Se abrirá el siguiente formulario:

C:\Users\dapollaro.SANANTONIO\Downloads\markuphero-VsZXEkYzYG3E4qLgzEDz.jpg

4) Seleccionar el despachante.

5) Completar el número de móvil, luego se autocompletará el campo línea. El campo “Móvil” corresponde al número de interno. En caso de existir dos internos con el mismo número, el sistema asignará por defecto aquel que se encuentre en estado ACTIVO.

6) Completar cantidad de litros y el surtidor correspondiente.

7) Seleccionar “Agregar” y repetir el proceso para cada carga.

8) Una vez que haya realizado todas las cargas, seleccionar “Guardar Cargas”

1.2 Atajo de teclado

Para facilitar la carga de combustible, abajo a la izquierda puede visualizar el siguiente botón que muestra los atajos de teclado:

C:\Users\dapollaro.SANANTONIO\Downloads\San Antonio - Módulo Combustible Ingreso-mh (1).png

1.3 Carga con importación de archivo .txt

1) En el menú lateral, ir a “Despachos” y seleccionar “Carga de Combustible”

2) Seleccionar “Importar TXT”

3) Ingresar el rango horario correspondiente (hora de corte, fecha desde y fecha hasta). Importante: La fecha ingresada no puede ser inferior a 32 días desde la fecha actual.

En el ejemplo, solo se importarían las 3 cargas resaltadas.

C:\Users\dapollaro.SANANTONIO\Downloads\San Antonio - Módulo Combustible Ingreso-mh (4).png

4) Seleccionar el archivo correspondiente.

5) Seleccionar “Importar Archivos”.

6) Luego de unos segundos, el sistema puede mostrar las siguientes respuestas:

  • Información correcta: validar que el total de litros de cada surtidor sea correcto. Seleccionar “Si” para confirmar la carga.
  • Falta registrar información: contactar al responsable de los datos para que los agregue al sistema y puedan ser procesados correctamente.
  • Error de servidor: ocurre cuando el archivo .txt no tiene el formato esperado. Revisar que no contenga más de una línea en blanco al final.

1.4 Exportar carga combustible para mantenimiento de unidades.

  1. Seleccionar “Exportar”.

  2. Elegir la fecha deseada y hacer clic en “Exportar Archivo”.

  1. El archivo se descargará localmente en su computadora, de esta forma:

  1. Colocar el cursor sobre el archivo descargado y seleccionar el ícono de la carpeta para abrir su ubicación.

  2. Copiar el archivo y pegarlo en la carpeta “COMBUSTIBLE TXT”, ubicada en el disco C: de cada máquina local.
    (Si la carpeta no existe, puede crearla haciendo clic derecho → Nuevo → Carpeta.)

1.5 Importación a sistema Stock

  1. Abrir el sistema “Stock” y dirigirse a la opción: Stock->Despacho Combustible -> Alta Despacho

  2. Una vez en Despacho de Combustible, completar la fecha que se desea importar y los campos vacíos.

(El campo Despachante no es relevante, por lo que puede seleccionarse al azar)

  1. Luego de completar los campos, hacer clic en “seleccionar archivo”. Se abrirá una ventana para buscar el archivo ubicado en la carpeta mencionada anteriormente.

  2. Para acceder a dicha carpeta, seguir estos pasos:
    1- Hacer clic en “Este equipo” (lado izquierdo de la pantalla)

2- Abrir el Disco local (C:)

3- Doble clic en la carpeta “COMBUSTIBLE TXT”.

4- Seleccionar el archivo previamente copiado en esa carpeta y hacer clic en “OK”.

1.6 Carga de GNC

1) En el menú Despachos, seleccionar Carga de GNC.

2) Seleccionar Agregar Carga.

3) Completar el formulario: Terminal, Fecha remito, Nro remito, Móvil (se autocompletará la Línea), m³, Surtidor, Cantidad e Importe / Total ($).

4) Seleccionar Agregar y repetir el proceso para cada carga. El sistema muestra el total acumulado en m³ y en pesos.

5) Una vez cargadas todas, seleccionar Guardar Cargas y confirmar.

El listado puede filtrarse por Empresa, Línea, Móvil, Despachante y rango de Fecha de remito, e informa el TOTAL M³ CONSUMIDOS.

1.7 Carga de Electricidad

1) En el menú Despachos, seleccionar Carga de Electricidad.

2) Seleccionar Agregar Carga.

3) Completar el formulario: Terminal, Fecha de carga, Móvil (se autocompletará la Línea) y la cantidad de Kw.

4) Seleccionar Agregar y repetir el proceso para cada carga. El sistema muestra el total acumulado en KW.

5) Una vez cargadas todas, seleccionar Guardar Cargas y confirmar.

El listado puede filtrarse por Empresa, Línea, Móvil, Despachante y rango de fechas.

2. Movimientos

2.1 Pedidos

Los pedidos son creados por el supervisor, especificando a qué terminal se enviarán.
El playero de la terminal indicada podrá visualizar el pedido, que inicialmente se encuentra en estado PEDIDO.

Una vez descargado el combustible, el playero deberá ingresar a la sección Pedidos y cargar los datos correspondientes.

Debe agregar las descargas de cada tanque y, una vez que se hayan cargado todos, presionar “Confirmar recepción”.

En la sección Comprobantes se puede agregar o modificar un comprobante, en caso de contar con uno (si no, el supervisor podrá cargarlo posteriormente).

El supervisor puede rectificar o cambiar los datos si así lo desea.

Una vez confirmada la descarga, el pedido pasará a estado ENTREGADO.

2.2 Traslados

Los traslados corresponden al envío de combustible entre terminales y son creados por el supervisor en estado PENDIENTE.

  • El playero de la terminal de envío visualizará el traslado en TRASLADOS → ENVIOS.

Debe ingresar a la opción Editar para cargar los datos de origen del combustible y agregar todas las descargas correspondientes.
Al finalizar, deberá presionar Confirmar envío, tras lo cual el traslado pasará al estado ENVIADO.

Importante: una vez enviado, no se podrá modificar.

  • El playero de la terminal de recepción lo visualizará en TRASLADOS → RECEPCIÓN

Debe ingresar a la opción Editar para cargar los datos del destino del combustible y agregar todas las descargas correspondientes. Podrá ver los datos cargados por el supervisor y por la terminal de envío, y deberá indicar dónde se almacenará el combustible recibido (es decir, en qué tanque se cargará).

Al finalizar, deberá presionar Confirmar recepción, tras lo cual el traslado pasará al estado RECIBIDO.

Importante: No se genera facturación, ya que se trata de un pase interno entre terminales de la empresa.

2.3 Desvíos

Los desvíos ocurren cuando el playero se ve obligado a descargar combustible y no hay un pedido previo. En caso de que un proveedor descargue combustible que no fue facturado a la empresa correspondiente, se deberá registrar un desvío para su posterior ajuste.

El playero debe cargar todos los datos pertinentes al desvío.

Si existen comprobantes asociados, estos pueden ingresarse desde la pestaña Documentos Auxiliares. En esta sección se pueden adjuntar documentos que actúen como respaldo informativo, como facturas que no estén a nombre de la empresa actual.

3. Mediciones

Las mediciones están relacionadas con la cantidad de combustible existente en los tanques.

La medición se realiza de dos maneras paralelas:

3.1 Medición del sistema

El sistema calcula automáticamente el stock en base al stock inicial informado y todos los movimientos registrados: despachos, compras y desvíos.
Esta medición es referencial y depende exclusivamente de los datos cargados en el sistema.

3.2 Medición manual

Es realizada directamente en la estación de servicio por los playeros.
Se considera la medición real, ya que contempla variables como evaporación, derrames u otros factores físicos que el sistema no puede estimar.

Importante: Cuando el usuario mide e ingresa, por ejemplo, el día 05/12/2025,
en realidad está haciendo referencia al cierre del día anterior, es decir, 04/12/2025, luego de procesados todos los despachos.

4. Consultas

4.1 Consulta de diferencia

La Consulta de Diferencias es un cuadro que permite comparar las cifras de stock según su origen y tipo de registro. Para cada terminal se muestran los siguientes datos:

  • Stock de inicio: corresponde a la medición manual del mes anterior.

  • Consumo acumulado: total despachado durante el período.

  • Compras descargadas: volumen de combustible recibido y registrado como descarga.

  • Otras: incluyen movimientos adicionales, como traslados y ajustes.

  • Medición del sistema: cálculo automático realizado por el sistema según movimientos registrados.

  • Medición manual: medición real realizada por los playeros en cada terminal.

  • Diferencia: resultado de comparar la medición del sistema con la manual.

Este cuadro permite identificar cuánto se alejan ambas mediciones en cada terminal, facilitando la detección de inconsistencias, pérdidas, diferencias por evaporación u otros desvíos operativos.

Videos tutoriales

Para ver el funcionamiento en tiempo real de cada proceso, mirá los 14 videos tutoriales del módulo Combustible en la lista de reproducción oficial:

▶Playlist «Combustible» — 14 videosAbrir en YouTube

Enlace directo: https://www.youtube.com/playlist?list=PL-oV8gtP_y_iO1BdegPfmdYYUclkgdPJn